Tietosuojaseloste

Porin YH-Asunnot Oy Versio: 2.0 Julkaistu: 6.3.2026 Viimeksi päivitetty: 6.3.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Porin YH-Asunnot Oy käsittelee henkilötietoja asuntohakemusten, vuokrasuhteiden ja kiinteistöjen hallinnoinnin yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan General Data Protection Regulation -asetusta sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa tietosuojan valvonnasta vastaa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

1. Rekisterinpitäjä Porin YH-Asunnot Oy Annankatu 8 28200 Pori Sähköposti: asiakaspalvelu@porinyhasunnot.fi Puhelin: 02 623 4450 Tietosuojavastaava tietosuojavastaava@porinyhasunnot.fi Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai tietosuojavastaavaan.

2. Rekisterin nimi Porin YH-Asunnot Oy:n

• asuntohakijarekisteri

• vuokralais- ja asukasrekisteri

• kameravalvonta- ja kulunvalvontarekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• vuokra-asuntojen hakemusten käsittely ja asukasvalinta

• vuokrasuhteiden hallinnointi

• vuokrataloyhtiön hallinnollisten tehtävien hoitaminen

• vuokrien laskutus ja maksujen seuranta

• mahdollinen saatavien perintä

• asumiseen liittyvä asiakaspalvelu ja viestintä

• kiinteistöjen turvallisuuden ja omaisuuden suojaaminen Asukasvalinnassa kerättäviä tietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, erityisesti valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintaa koskevien säännösten perusteella.

1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• lakisääteinen velvoite, joka koskee arava- ja korkotukivuokra-asuntojen asukasvalintaa

• sopimus, kun henkilötietoja käsitellään vuokrasopimuksen tekemistä ja toteuttamista varten

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esimerkiksi kiinteistöjen turvallisuuden varmistamisessa sekä vuokrasaamisten hallinnassa

1. Rekisterin tietosisältö Hakijarekisteri Asuntohakemuksen yhteydessä voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

• hakijan nimi ja yhteystiedot

• henkilötunnus (hakija ja mahdollinen puoliso)

• huoneistoon muuttavien henkilöiden tiedot (esimerkiksi lasten syntymävuosi)

• tiedot hakijaruokakunnan tuloista ja varallisuudesta

• tiedot asunnontarpeesta

• tiedot nykyisestä asunnosta

• tiedot haettavasta huoneistosta

Hakemuksen liitteinä voidaan pyytää esimerkiksi:

• palkkatodistus

• todistus eläkkeen määrästä

• verotuspäätös ja esitäytetyn veroilmoituksen erittelyosa

• selvitys omaisuuden käyvästä arvosta

• muut hakijan toimittamat selvitykset, joihin hakija haluaa vedota

Vuokralais- ja asukasrekisteri Vuokrasuhteen aikana voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi

• henkilötunnus

• osoite

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• huoneistoa ja vuokrasopimusta koskevat tiedot

• vuokranmaksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot

• muut kiinteistön hallinnon kannalta välttämättömät tiedot

Kameravalvonta ja kulunvalvonta Kiinteistöissä voidaan käyttää:

• tallentavaa kameravalvontaa

• sähköistä kulunvalvontaa Näitä käytetään kiinteistöjen turvallisuuden, omaisuuden suojan sekä rikosten ennaltaehkäisyn ja selvittämisen tarkoituksiin. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisyhteistyötä varten.

1. Tietolähteet Henkilötiedot saadaan pääasiassa:

• hakijalta tai asukkaalta itseltään

• viranomaisilta

• muilta palveluntarjoajilta tai rekistereistä, joista tietoja voidaan päivittää tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi (esimerkiksi mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä)

1. Tietojen luovutus Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraaville tahoille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista heidän tehtäviensä hoitamiseksi:

• vuokrataloyhtiön hallitus

• toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja

• huoltoyhtiöt kiinteistöjen huoltoon ja kunnossapitoon liittyvien tehtävien hoitamiseksi

• perintäyhtiö vuokra- ja muiden saatavien perintää varten

• rekisterinpitäjän käyttämät IT- ja muut palveluntarjoajat

• Kansaneläkelaitos (KELA) vuokranmaksuun ja tukien maksamiseen liittyen

• viranomaiset lainsäädännön edellyttämällä tavalla

Kameravalvonnan ja kulunvalvonnan tietoja voidaan luovuttaa esitutkintaviranomaisille rikosepäilyjen selvittämiseksi. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli järjestelmätoimittajan palvelimet sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin.

1. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

• Hakijarekisteri: säilytetään ARAn ohjeiden mukaisesti asukasvalinnan todentamiseksi, pääsääntöisesti 3 vuotta

• Vuokralais- ja asukasrekisteri: säilytetään vuokrasuhteen ajan

• Poismuuton jälkeen: säilytys pääsääntöisesti 6 vuotta, mutta tietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta mahdollisten laskutus-, perintä- tai oikeudellisten vaateiden käsittelyä varten velan vanhentumista koskevan lainsäädännön mukaisesti

• Kameravalvonnan tallenteet: säilytetään rajoitetun ajan, tyypillisesti enintään noin 30 päivää, ellei yksittäinen tapahtuma edellytä pidempää säilytystä rikoksen selvittämiseksi

1. Henkilötietojen suojaus Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietojen suojaamisessa käytetään muun muassa:

• käyttöoikeuksien hallintaa

• tietojärjestelmien suojausta

• turvallisia palvelinympäristöjä

• lukittuja ja paloturvallisia säilytystiloja paperiasiakirjoille Rekisterinpitäjä edellyttää vastaavaa tietosuojatasoa myös käyttämiltään palveluntarjoajilta ja alihankkijoilta.

1. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

• oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

• oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista

• oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

• oikeus vastustaa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun

• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.