Tietosuojaseloste

Porin YH-Asunnot Oy Versio: 2.0 Julkaistu: 6.3.2026 Viimeksi päivitetty: 6.3.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Porin YH-Asunnot Oy käsittelee henkilötietoja asuntohakemusten, vuokrasuhteiden ja kiinteistöjen hallinnoinnin yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan General Data Protection Regulation -asetusta sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa tietosuojan valvonnasta vastaa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Rekisterinpitäjä Porin YH-Asunnot Oy Annankatu 8 28200 Pori Sähköposti: asiakaspalvelu@porinyhasunnot.fi Puhelin: 02 623 4450 Tietosuojavastaava tietosuojavastaava@porinyhasunnot.fi Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai tietosuojavastaavaan.
Rekisterin nimi Porin YH-Asunnot Oy:n

asuntohakijarekisteri
vuokralais- ja asukasrekisteri
kameravalvonta- ja kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

vuokra-asuntojen hakemusten käsittely ja asukasvalinta
vuokrasuhteiden hallinnointi
vuokrataloyhtiön hallinnollisten tehtävien hoitaminen
vuokrien laskutus ja maksujen seuranta
mahdollinen saatavien perintä
asumiseen liittyvä asiakaspalvelu ja viestintä
kiinteistöjen turvallisuuden ja omaisuuden suojaaminen Asukasvalinnassa kerättäviä tietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, erityisesti valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintaa koskevien säännösten perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

lakisääteinen velvoite, joka koskee arava- ja korkotukivuokra-asuntojen asukasvalintaa
sopimus, kun henkilötietoja käsitellään vuokrasopimuksen tekemistä ja toteuttamista varten
rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esimerkiksi kiinteistöjen turvallisuuden varmistamisessa sekä vuokrasaamisten hallinnassa

Rekisterin tietosisältö Hakijarekisteri Asuntohakemuksen yhteydessä voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

hakijan nimi ja yhteystiedot
henkilötunnus (hakija ja mahdollinen puoliso)
huoneistoon muuttavien henkilöiden tiedot (esimerkiksi lasten syntymävuosi)
tiedot hakijaruokakunnan tuloista ja varallisuudesta
tiedot asunnontarpeesta
tiedot nykyisestä asunnosta
tiedot haettavasta huoneistosta

Hakemuksen liitteinä voidaan pyytää esimerkiksi:

palkkatodistus
todistus eläkkeen määrästä
verotuspäätös ja esitäytetyn veroilmoituksen erittelyosa
selvitys omaisuuden käyvästä arvosta
muut hakijan toimittamat selvitykset, joihin hakija haluaa vedota

Vuokralais- ja asukasrekisteri Vuokrasuhteen aikana voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

nimi
henkilötunnus
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
huoneistoa ja vuokrasopimusta koskevat tiedot
vuokranmaksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot
muut kiinteistön hallinnon kannalta välttämättömät tiedot

Kameravalvonta ja kulunvalvonta Kiinteistöissä voidaan käyttää:

tallentavaa kameravalvontaa
sähköistä kulunvalvontaa Näitä käytetään kiinteistöjen turvallisuuden, omaisuuden suojan sekä rikosten ennaltaehkäisyn ja selvittämisen tarkoituksiin. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisyhteistyötä varten.

Tietolähteet Henkilötiedot saadaan pääasiassa:

hakijalta tai asukkaalta itseltään
viranomaisilta
muilta palveluntarjoajilta tai rekistereistä, joista tietoja voidaan päivittää tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi (esimerkiksi mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä)

Tietojen luovutus Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraaville tahoille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista heidän tehtäviensä hoitamiseksi:

vuokrataloyhtiön hallitus
toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja
huoltoyhtiöt kiinteistöjen huoltoon ja kunnossapitoon liittyvien tehtävien hoitamiseksi
perintäyhtiö vuokra- ja muiden saatavien perintää varten
rekisterinpitäjän käyttämät IT- ja muut palveluntarjoajat
Kansaneläkelaitos (KELA) vuokranmaksuun ja tukien maksamiseen liittyen
viranomaiset lainsäädännön edellyttämällä tavalla

Kameravalvonnan ja kulunvalvonnan tietoja voidaan luovuttaa esitutkintaviranomaisille rikosepäilyjen selvittämiseksi. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli järjestelmätoimittajan palvelimet sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin.

Henkilötietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Hakijarekisteri: säilytetään ARAn ohjeiden mukaisesti asukasvalinnan todentamiseksi, pääsääntöisesti 3 vuotta
Vuokralais- ja asukasrekisteri: säilytetään vuokrasuhteen ajan
Poismuuton jälkeen: säilytys pääsääntöisesti 6 vuotta, mutta tietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta mahdollisten laskutus-, perintä- tai oikeudellisten vaateiden käsittelyä varten velan vanhentumista koskevan lainsäädännön mukaisesti
Kameravalvonnan tallenteet: säilytetään rajoitetun ajan, tyypillisesti enintään noin 30 päivää, ellei yksittäinen tapahtuma edellytä pidempää säilytystä rikoksen selvittämiseksi

Henkilötietojen suojaus Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietojen suojaamisessa käytetään muun muassa:

käyttöoikeuksien hallintaa
tietojärjestelmien suojausta
turvallisia palvelinympäristöjä
lukittuja ja paloturvallisia säilytystiloja paperiasiakirjoille Rekisterinpitäjä edellyttää vastaavaa tietosuojatasoa myös käyttämiltään palveluntarjoajilta ja alihankkijoilta.

Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
oikeus vastustaa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.